Excel für Assistenz & Sekretariat: Gefragte Skills im Test
Wichtige Excel-Skills für die Assistenz: Listen, Sortieren, Filtern, Summen, Datumsformeln, Seriendruck-Daten und Verweise im Bewerbungstest.
Von Ayoub Farid · · 2 Min. Lesezeit
In Assistenz-, Office-Management- und Sekretariatsrollen nutzt du Excel vor allem für Listen, Zeitpläne, Tracker und einfache Berichte. Ein Excel-Test im Bewerbungsverfahren bewegt sich meist auf grundlegendem bis mittlerem Niveau – und belohnt sauberes, strukturiertes Arbeiten oft mehr als hochkomplexe Excel Formeln.
Skills to have
Listen und Tracker
Kontaktlisten, Inventare, Raumbuchungen oder Ausgabenübersichten. Formatiere den jeweiligen Bereich als Tabelle (Strg+T), fixiere die oberste Zeile (Ansicht > Fenster fixieren) und nutze die Datenüberprüfung für praktische Dropdown-Menüs.
Sortieren und Filtern
Sortiere etwa zuerst nach Datum und danach nach Name. Nutze Filter, um gezielt nur eine bestimmte Abteilung oder überfällige Vorgänge anzuzeigen.
Excel Formeln für den Alltag
- Summen und Mittelwerte: SUM (SUMME), AVERAGE (MITTELWERT)
- Einträge nach Status zählen: COUNTIF (ZÄHLENWENN)
- Tage bis zu einer Frist:
=C2-TODAY()(Hinweis: Im deutschen Excel nutzt du Semikolons als Trennzeichen und den Funktionsnamen=C2-HEUTE()). Siehe auch TODAY - Überfällige Aufgaben markieren:
=IF(C2<TODAY(),"Overdue","")(im deutschen Excel:=WENN(C2<HEUTE();"Überfällig";"")) - Arbeitstage berechnen: NETWORKDAYS (NETTOARBEITSTAGE)
Saubere Daten für den Seriendruck
Ein Seriendruck (z. B. Word-Serienbriefe oder Etiketten aus einer Excel-Tabelle) setzt voraus: genau eine Kopfzeile, ein Datensatz pro Zeile, keine verbundenen Zellen und sauber bereinigte Namen: TRIM (GLÄTTEN), PROPER (GROSS2) sowie Vor- und Nachnamen zusammenführen.
Einfache Verweise
Lerne, wie du eine Telefonnummer oder eine Kostenstelle aus einer anderen Liste mit XLOOKUP (XVERWEIS) oder VLOOKUP (SVERWEIS) abrufst.
Druckbereich und Seitenlayout
Lege den Druckbereich fest, skaliere die Ausgabe auf eine Seite Breite und wiederhole die Überschriftenzeile auf jeder Seite (Seitenlayout > Drucktitel).
Typische Testaufgaben
- Eine Kontaktliste einheitlich formatieren
- Einen Terminplan sortieren und filtern
- Ausgaben nach Kategorien aufsummieren
- Aufgaben nach aktuellem Status zählen
- Überfällige Fristen automatisch hervorheben
Teste dein Wissen mit typischen Fragen aus Excel-Basistests.
Häufig gestellte Fragen
Welche Excel-Kenntnisse braucht man in der Assistenz?
Strukturierte Tabellen, Sortieren und Filtern, grundlegende Excel Funktionen wie SUM, COUNTIF und Datumsberechnungen, saubere Datenaufbereitung für Seriendrucke sowie einfache Verweise.
Gibt es einen Excel-Test im Bewerbungsverfahren für Assistenzstellen?
Ja, sehr häufig. Meist werden grundlegende bis mittlere Kenntnisse praxisnah abgefragt.
Braucht man im Sekretariat Pivot-Tabellen?
Nicht zwingend für jede Position, aber die Erstellung einer einfachen Pivot-Tabelle ist im Berufsalltag ein klarer Vorteil.
Wie überwache ich Fristen in Excel?
Verwende =C2-TODAY() für die verbleibenden Tage und nutze die bedingte Formatierung, um überfällige Termine farblich hervorzuheben.