Compétences Excel pour la saisie de données : le guide

Lors d'un test Excel d'embauche pour un poste d'opérateur ou d'opératrice de saisie, les recruteurs évaluent deux éléments essentiels : la vitesse et la précision. De bonnes compétences sur votre tableur vous permettent d'allier rapidité d'exécution et détection immédiate des erreurs avant de soumettre votre feuille de calcul.

Core skills

Saisir des données rapidement

• La touche Tab vous déplace vers la droite et Entrée vers le bas. Après avoir parcouru une ligne avec Tab, appuyer sur Entrée vous ramène automatiquement au début de la ligne suivante.
• Ctrl + ; pour insérer la date du jour (sur version française, utilisez souvent Ctrl + Maj + ; selon votre clavier).
• Ctrl + D (ou Ctrl + B sur certaines versions françaises) pour recopier la cellule du dessus.
• Le Remplissage instantané (Ctrl + E) pour reproduire un modèle automatiquement.

Mise en forme

Gérez correctement les formats de dates, monétaires, pourcentages et les zéros initiaux (formatez la cellule en texte ou utilisez la fonction TEXT). Pour harmoniser la casse des textes, utilisez la fonction NOMPROPRE (PROPER).

Validation des données

Les listes déroulantes (Données > Validation des données > Liste) évitent les fautes de frappe comme écrire « Parsi » au lieu de « Paris ». Définissez également des critères sur les nombres et les dates pour bloquer les saisies impossibles.

Trier et filtrer

Apprenez à trier sur plusieurs colonnes et à filtrer pour repérer rapidement les cellules vides ou des valeurs spécifiques.

Formules that check your work

(Remarque : les formules ci-dessous utilisent la syntaxe internationale avec virgules. Dans la version française d'Excel, les arguments se séparent par des points-virgules et les noms de fonctions sont traduits).

• Compter les entrées : =COUNTA(A2:A500) (fonction NBVAL) pour vérifier l'effectif total par rapport à votre document source.
• Trouver les cellules vides : =COUNTBLANK(B2:B500) (fonction NB.VIDE). Voir notre guide COUNT vs COUNTA.
• Repérer les doublons : =COUNTIF($A$2:$A$500,A2)>1 (fonction NB.SI avec référence absolue). Voir notre article pour supprimer les doublons.
• Vérifier les totaux : =SUM(D2:D500) (fonction SOMME) à comparer avec les totaux de référence.
• Valider l'existence d'un code : =ISNUMBER(MATCH(C2,$Z$2:$Z$100,0)) (fonctions ESTNUM et EQUIV).

Cleaning

• Supprimer les espaces superflus avec TRIM (SUPPRESPACE)
• Fractionner du texte sur plusieurs colonnes
• Combiner des noms et prénoms
• Convertir les nombres stockés sous forme de texte en valeurs numériques

Typical test tasks

• Saisir sans erreur une cinquantaine de lignes issues d'un formulaire papier dans un temps imparti
• Uniformiser la mise en forme d'un tableau
• Trier et appliquer des filtres pour répondre à des questions précises
• Calculer des totaux et des décomptes par catégorie avec COUNTIF (NB.SI) et SUMIF (SOMME.SI)
• Identifier et supprimer les doublons

Questions fréquentes

Quelles sont les compétences Excel requises pour la saisie de données ?

Une saisie rapide et sans faute, la maîtrise de la mise en forme, de la validation des données, des tris et des filtres, ainsi que des fonctions Excel simples comme COUNTA (NBVAL), COUNTIF (NB.SI) et SUM (SOMME) pour contrôler l'exactitude de votre travail.

Y a-t-il un test Excel lors des entretiens pour ces postes ?

Oui, très souvent. Il est généralement complété par un test de vitesse de frappe au clavier mesurant le nombre de mots ou de caractères par minute et le taux d'erreur.

Faut-il maîtriser la fonction VLOOKUP (RECHERCHEV) ?

C'est parfois demandé pour associer des codes à des libellés ou vérifier une plage de données de référence. C'est un réel atout sur votre CV.

Comment fiabiliser la saisie et éviter les erreurs dans Excel ?

Mettez en place des règles de validation des données avec des menus déroulants, vérifiez systématiquement vos décomptes et totaux à l'aide de formules, et utilisez les filtres pour isoler les cellules vides et les doublons.